Новости и авторские статьи компании

Как создать удобный архив обучающих материалов?

Как правильно хранить обучающие материалы в компании?

У Вас регулярно проходят общие полезные онлайн-мероприятия, разрабатываете справочную документацию, записываете важные ролики, а может подрядчики предоставляют методические материалы.
С помощью данной статьи Вы сможете систематизировать накопленный опыт, предоставить единый и удобный доступ для команды!

Оглавление:

  1. Как делать не нужно!
  2. Онлайн-таблица
  3. Навигационный документ на общем сетевом диске
  4. Закрытое сообщество в социальной сети/канал в мессенджере
  5. Встроенные решения в CRM-системах
  6. Сайт с закрытым доступом
  7. Отдельное программное решение (LMS)
  8. На что надо обратить особое внимание

🛑 Как делать не нужно!

Сразу хотим рассказать о тех "компромиссных" вариантах, которые могут рассматриваться.
Вариант №1: "у меня всё в почте"
Один из самых популярных вариантов заключается в том, что сотрудник для навигации и хранения использует... Электронную почту!
А сколько именно там данные будут храниться? Как их потом найти? А как к ним получить доступ?
Тут очень много вопросов, но практически нет ответов!
Вариант №2: "у меня есть ответственный сотрудник, он сам всё собирает, а мы пользуемся"
Ещё такую ситуацию можно назвать - повезло! Когда-то HR нашёл классного и ответственного сотрудника, который проявляет инициативу и заботу.
Теперь, будет честны, зададим вопросы - сколько данный сотрудник будет работать у Вас? А на какой период его хватит? А ко всем ли обучающим материалам имеется доступ, чтобы обеспечить их хранение?
Вариант №3: "пускай помнят сами сотрудники"
Первое - у Вас могут меняться сотрудники, как им получить доступ к нужным знаниям?
Второе - если Вам лично понадобится вспомнить, какие будут действия? Как Вы напомните себе механику работы какого-то раздела CRM, например?
Вариант №4: "мы и так всё храним! Кому надо, тот и найдёт!"
Да, компания может сохранять вообще всё подряд.. Вопрос - а где именно искать? Часть материалов - на корпоративном портале. Часть - на облачном диске. Часть - на сетевом диске. И как искать? Надо искать везде, где компания хоть что-то хранит?
⏫ Ещё раз: подобные кейсы не приведут ни к чему хорошему! Мы призываем к тому, чтобы у Вас был удобный инструмент, в котором можно легко разобраться и найти нужное!

🌐Онлайн-таблица

Примеры: Яндекс Документы, Редактор документов онлайн от Mail.ru
Плюсы:
➕Легко внедрить
➕Большинство Ваших сотрудников уже умеет работать с таблицами
➕Бесплатно или с минимальными вложениями
➕Доступно 24/7
➕Можно размещать бесчисленное количество записей и ссылок
➕Доступ практически с любого устройства (телефон, планшет, компьютер)
Минусы:
➖Сложности с распределением прав доступа к редактированию
➖Ограниченные возможности для удобной навигации, при наличии огромного количества ссылок
➖Долгая загрузка при большом количестве данных
➖Все сотрудники будут иметь доступ ко всему, либо надо будет создать сразу несколько разных таблиц
Наш опыт и рекомендации
Смотрите:
  1. Это отличное решение на самом старте, когда у Вас совсем ничего нет! Например, чтобы просто собрать первичные данные в одном месте
  2. Это может являться временным решением для какого-то большого обучающего проекта. Например, у нас был проект по индивидуальному обучению в рамках коммерческой структуры. Все ссылки на записи по сотрудникам были размещены именно в онлайн-таблице, права на которую были переданы Заказчику
  3. Конечно, это идеальное решение для малого бизнеса! Когда ещё не так много справочных материалов и обучений. А уже потом отсюда можно будет перенести в более продвинутый инструмент

🗺️ Навигационный документ на общем сетевом диске

Плюсы:
➕Легко внедрить
➕Легко обновлять
➕Бесплатно
➕Не имеет никаких ограничений
Минусы:
➖Если сломается сетевая инфраструктура, то всё будет недоступно, включая данный файл
➖Сложности с распределением прав доступа к редактированию
➖Ограниченные возможности для удобной навигации, при наличии огромного количества ссылок
➖Долгая загрузка при большом количестве данных
➖Все сотрудники будут иметь доступ ко всему, либо надо будет создать сразу несколько разных файлов
➖Нужно самостоятельно делать резервную копию, чтобы не потерять данные
Наш опыт и рекомендации
Довольно редкий вариант, консервативный.
Может применяться в компаниях с очень суровыми требованиями к ИТ-безопасности, где не разрешается допуск сервисов до данных. Тогда и создают вот такие документы, чтобы команда могла сориентироваться и найти нужный материал.

📱 Закрытое сообщество в социальной сети/канал в мессенджере

Плюсы:
➕Легко внедрить
➕Доступно 24/7
➕Бесплатно
➕Нет никаких ограничений по количеству публикаций
➕У большинства из команды уже есть аккаунт в социальной сети или мессенджере
Минусы:
➖Потребуется личный аккаунт, не каждый сотрудник будет к этому готов
➖Нужна сильная модерация: своевременное добавление и удаление сотрудников, качество взаимодействия внутри группы
➖Сотрудники могут отвлекаться, при заходе в социальную сеть или мессенджер
➖Нет нормального разграничения прав к доступу и редактированию информации
Наш опыт и рекомендации
Скажем так: закрытая группа в ВК, например, может быть полезна той компании, которая активно работает в SMM: маркетинг, вся аудитория там, активности и реклама. Тогда будет логично держать там активную Базу знаний + тестировать какие-то интересные настройки.
Что касается мессенджеров - это удобный вариант для удалённых команд! У нас был конкретный кейс, когда Собственник бизнеса попросил организовать именно в Телеграм, чтобы можно было удобно делиться с сотрудниками, оперативно реагировать и так далее.
https://vk.com/faq18532
https://vk.com/faq18532
https://t-j.ru/make-telegram-forums/

🧰 Встроенные решения в CRM-системах

Плюсы:
➕"Служба одного окна" - всё в одном месте!
➕Расширенные настройки прав доступа и редактирования
➕Минимальные шансы потерять данные
➕Расширенные настройки оформления
Минусы:
➖Может потребоваться дополнительная оплата
➖Это может стороннее дополнение с CRM, что влечёт ряд проблем: качество интеграции, решение проблем, проблемы с доступностью
➖Потребуется достаточно много времени на вёрстку/редактирование
➖Если Вы решите сменить CRM-систему - Базу знаний в один клик поменять не получится
➖Доступ к данным будет только у тех сотрудников, кто имеет доступ к CRM
Наш опыт и рекомендации
Здесь очень многое зависит от того, какую CRM Вы используете.
Например, в Битрикс24 имеется встроенное решение:
https://helpdesk.bitrix24.ru/open/10607510/
В AmoCRM это будут внешние приложения:
Информация из магазина приложений Amo
Такой вариант идеален для коммерческого блока: они и так "не вылезают" из CRM-системы, а тут и полезная информация всегда под рукой!
Но если Вам нужен более универсальный инструмент (читайте: с доступом к данным для других структур и подразделений), то нужно искать альтернативу!

💻 Сайт с закрытым доступом

Плюсы:
➕Безграничные возможности для дизайна и оформления
➕Возможность создать универсальный инструмент для всех подразделений
➕Доступ практически с любого устройства (телефон, планшет, компьютер)
Минусы:
➖Могут потребоваться навыки написания кода
➖Потребуется сильная модерация: своевременно добавлять и убирать доступы к сайту
➖Нужна техническая поддержка (штатный или внешний сотрудник)
➖Будет оплачиваться отдельно(надо следить за своевременной оплатой, чтобы не потерять данные)
Наш опыт и рекомендации
Честно - довольно редкий вариант на рынке. Довольно хлопотно, требуется умеющий человек!
Но вполне можно рассматривать, как рабочий вариант! Если обратить внимание на плюсы, то у Вас есть возможность собственный уникальный брендированный сервис!
Как вариант, можно присмотреться к "Тильде":
https://help-ru.tilda.cc/membership

🎓 Отдельное программное решение (LMS)

Плюсы:
➕Широкий выбор отечественных программ, на любой ценник
➕Возможность точно настроить права доступа к информации
➕Заранее продуманная система хранения и отображения информации
➕Возможность создать программы обучения на основе имеющихся материалов
Минусы:
➖Оплачивается отдельно
➖Нужны конкретные ответственные сотрудники для администрирования сервиса
➖Потребуется активно вовлекать персонал и замерять эффективность для оценки качества инвестиций
➖Это отдельный сервис (для некоторых компаний это может быть основный минус)
➖Нужен долгосрочный план проведения мероприятий, чтобы используемый сервис не простаивал
Наш опыт и рекомендации
Данный вариант подходит компаниям, которые соответствуют следующим критериям:
  1. Имеется собственный Отдел обучения
  2. На постоянной основе проводятся обучающие мероприятия, в том числе - с привлечением внешних экспертов
  3. Проводятся многочисленные обучающие мероприятия для сотрудников, партнёров, Клиентов
  4. Нужно собрать большое количество данных, справочных материалов по продукту/услуге для франчайзи, например
Для Вас нужно понять следующее: это сначала инвестиция, а уже потом - инструмент!
И никак иначе!
Путь будет следующий:
  1. Составляете техническое задание
  2. Тестируете различные сервисы
  3. Выбираете нужный вариант и внедряете в процессы
  4. Учитесь работать в нём, настраиваете под текущие задачи, переносите данные
  5. Качественно администрируете сервис и пополняете новыми материалами!
Обратите внимание, сколько времени пройдёт с момента принятия решения о необходимости сервиса до полноценного внедрения! Вы должны точно понимать, как окупите все затраты!
Что касается вариантов программных решений - их более чем достаточно на рынке. Мы приведём основные, но всегда рекомендуем провести дополнительный поиск, при необходимости. Повторимся, сейчас много появляется разных отечественных сервисов!
LMS - система управления обучением
«Скиллспейс»: https://skillspace.ru/
iSpring: https://www.ispring.ru/ispring-learn
"Импульс": https://impulse-lms.com/
"Антитренинги": https://antitreningi.ru
База знаний
Аспро.Agile: https://asproagile.ru/
WikiWorks: https://wikiworks.io/
TEAMLY: https://teamly.ru/
WEEEK: https://weeek.net/ru
Yandex Wiki: https://yandex.cloud/ru/services/wiki

📋На что надо обратить особое внимание

Ниже мы предоставим несколько простых рекомендаций:
  1. Не стесняйтесь/пренебрегайте пробным периодом: пробуйте, тестируйте, изучайте любой сервис! Вам потом в нём работать:)
  2. Нужны конкретные ответственные за добавление материалов: при любом выбранном Вами варианте - нужны те, кто будут вносить данные в нужное место. Иначе, База/архив пополняться не будет!
  3. Своевременно обновляйте данные: внедрили новый рабочий инструмент, изменились параметры продукта/услуги, поменялись какие-то процессы - незамедлительно актуализируйте информацию!
  4. Формируйте у сотрудников полезную привычку пользоваться архивом: важно не только создать архив, но и пользоваться им! Напоминайте своей команде о том, куда нужно идти за полезными знаниями!
  5. Вовремя оптимизируйте структуру: в самом начале у Вас может не быть разделения на темы или подтемы. Не забывайте правильно распределять информацию по блокам, чтобы любой сотрудник мог оперативно начать изучение какой-то темы
  6. Не нужно хранить всё подряд: будет соблазн складывать в архив всё подряд, вдруг когда-то пригодится! Пожалуйста, не превращайте инструмент в склад всего подряд! С девизом "авось, когда-нибудь разберём" - это ни к чему хорошему не приведёт
  7. Добавьте свой архив/Базу знаний в программу адаптации нового сотрудника: можно сделать домашние задания или строго обязать ознакомиться с какими-то конкретными уроками/темами/документами

Итог

Продлевайте жизнь своим методическим и справочным материалам! Создайте удобную среду, куда всегда можно обратиться за полезными и нужными знаниями!
Вы сами убедились - инструментов очень много! Есть бесплатные, относительно недорогие и продвинутые инструменты. Выбирайте именно тот вариант, который подходит лучше всего!

Можем внедрить Базу знаний в Вашу компанию!

Если Вам хочется внедрить данный инструмент в разумные сроки и с экспертной поддержкой, смело обращайтесь к нам!
Соберём все материалы, при необходимости - разработаем новые, согласуем структуру и инструмент, поможем настроить и провести обучающее мероприятие для Вашей команды!
Обращайтесь к нам любым удобным способом - раздел "Контакты".
2025-08-20 13:00 Аттестация персонала Обучение сотрудников Внутренний сервис